Vier handige tools voor vergaderen op afstand
Een van de ingrijpende maatregelen naar aanleiding van het coronavirus is dat we massaal moesten thuiswerken. Natuurlijk wil je thuiswerk zo goed mogelijk faciliteren voor je medewerkers. Bijvoorbeeld door het aanreiken van tools voor vergaderen op afstand. Wij adviseren de volgende vier tools voor virtueel vergaderen.
1. Skype for business
Good old Skype. Met deze communicatietool kun je elkaar zien en spreken vanaf elke locatie. Er zijn gratis varianten voor zzp’ers en bedrijven tot ongeveer twintig medewerkers. Voor grote organisaties is er ook Skype for Business. Daarmee kunnen wel 250 van jouw medewerkers tegelijk deelnemen aan een vergadering. Zij downloaden hem binnen een paar seconden op een computer of laptop, of gebruiken gewoon de webversie. Handig: tijdens de vergadering kun je ook meteen documenten delen in de chatfunctie. Ideeën bespreken, taken verdelen, gaan!
2. Microsoft Teams
Microsoft Teams benadert het ‘kantoorgevoel’ en werkt bovenal effectief. Je kunt groepschatten, videobellen en samenwerken vanaf elke locatie. Ook kun je gemakkelijk al je Word- en Exceldocumenten delen en elkaar meteen van feedback voorzien. Het is misschien anders dan een collega aan de rand van je bureau, maar het is een goed alternatief. Lees hier meer over hoe je een snelle start kan maken met Microsoft Teams.
3. Whatsapp
Geen praatje bij de koffieautomaat. Geen wandelingetje tussen de middag. Geen gezamenlijke lunch in de bedrijfskantine. Als medewerkers veel thuiswerken, en dan mis je ook veel sociale aspecten die een werkplek met zich meebrengt. Dan is het fijn om toch contact met collega’s te houden. Niet alleen serieus vergaderen, maar ook gewoon de dagelijkse dingen uitwisselen. Met WhatsApp heb je je collega’s in je broekzak. Extra tip: meldingen kun je dempen als je even rust en concentratie nodig hebt voor een belangrijk project of een naderende deadline.
4. Slack
Ook handig: het uitgebreide chatprogramma Slack. Je wisselt makkelijk berichten uit met collega’s, kunt documenten delen en taken verdelen. Het fijne aan deze tool is de overzichtelijkheid. Mensen hebben in no time teruggevonden wat zij ook alweer zouden doen of hoe laat die virtuele afspraak stond ingepland. Er is een gratis versie met behoorlijk wat functionaliteiten. Gewoon doen. Zorg ook dat mensen de Slack-app op hun telefoon zetten, dan mist niemand iets.
Bellen kan natuurlijk ook
Gewoon even bellen in plaats van virtueel vergaderen? Dat kan ook. Er zijn tal van mogelijkheden conferentiegesprekken te voeren met meerdere collega’s tegelijk. Vrijwel alle smartphones bieden de mogelijkheid om telefoongesprekken (gratis) samen te voegen. Bedrijven die telefonie en telefonisch vergaderen professioneel willen aanpakken, kunnen ook gebruikmaken van verschillende businessmogelijkheden zoals Calling in Office 365.